“抽屜式”管理流行于西方發(fā)達國家的大中型企業(yè)，是一個非常有效的人力資源管理工具。但是“抽屜式”管理在國內(nèi)企業(yè)的應用較少，且一些企業(yè)實施的“抽屜式”管理似是而非，因此，有必要探討正確的實施辦法。

    “抽屜式”管理的實施步驟

    “抽屜式”管理也叫做“職務分析”，主要是明確每一個業(yè)務科室和管理人員的職務，并制定說明書，包括科室與個人“職、責、權、利”的說明，所有管理人員辦公桌的抽屜里都放一本。

    科室的職務分析是對整個科室的職責權限范圍進行分析，以完成企業(yè)的目標任務為前提，設置科室的各項管理職能，并分解成具體的管理業(yè)務，細化指標，明確規(guī)定，層層落實。

    個人職務分析是對科室內(nèi)部每一位管理人員的職務進行確定，包括個人職務的內(nèi)容、性質(zhì)、工作方式、任職要求、任職條件等，明確人員的管理層次，其關鍵在于集權與分權的處理。按照科室及管理人員的職務分析，“抽屜式”管理的實施步驟一共分為五步，如圖所示。

    第一步：建立由各部門組成的職務分析小組。該小組的負責人一般是總經(jīng)理或分管人力資源的副總經(jīng)理，通過上層領導的決策，在企業(yè)內(nèi)部實施“抽屜式”管理。牽頭者則是人力資源部的主管，召集所有科室的一把手，由小組負責人指揮協(xié)調(diào)，完成“抽屜式”管理的會議討論，并在會議上對各科室和管理人員的職務進行總體分析，規(guī)劃合理的管理流程，最后構(gòu)建“抽屜式”管理的整體框架。

    第二步：正確處理企業(yè)內(nèi)部集權與分權的關系。職務分析小組應緊密結(jié)合企業(yè)管理目標、科室管理職能、個人職務內(nèi)容，通過各方協(xié)調(diào)，進行集權與分權的關系處理，什么地方應該集中管理，什么地方應該放權管理，要做到一目了然。小組負責人代表企業(yè)與各科室簽訂權力使用責任書，真正做到權責不分家，科室與個人有自主管理的范圍，但牽涉到生產(chǎn)、安全等重要領域，個人有權越級匯報，讓事件得到妥善、快速的處理。

    第三步：圍繞企業(yè)總體目標層層分解、逐級落實職權。這是“抽屜式”管理的核心所在，也是管理職權細化落實最重要一步。所有層次的職權落實都要以企業(yè)總目標為綱領，一切都是為了提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和管理效益，每一個層次的職、責、權、利都不能停留在口號上，而應有具體的落實步驟。科室領導應與內(nèi)部的每一位管理人員簽訂責任書，確保管理措施落實到位，基層管理人員也應給出自身管理范圍的工作計劃，明確管理重點和容易出問題的環(huán)節(jié)。

    第四步：編寫職務說明書，制定每個職務的要求準則。主要是將科室和個人的職責書面化、規(guī)范化，白紙黑字，清清楚楚，一方面是為了方便科室管理人員對職權條例的記憶，只要打開抽屜，就能拿出職務說明書查看；另一方面是為了配合考核制度和獎懲制度，管理人員違反任何一條職責要求，都能夠在職務說明書上找到違反的是哪一條，并給予相應的獎勵或懲罰。

    第五步：制定考核制度與獎懲制度，與職務分析配套執(zhí)行。“抽屜式”管理應有科學合理的考核制度，在公平、公開、公正的基礎上，完成對科室及每一位管理者的考核，并配合職務分析，制定詳細的獎懲制度，對表現(xiàn)優(yōu)異者給予一定的表揚和獎勵。

    “抽屜式”管理的實施重點

    “抽屜式”管理的“職能明確”和“目標分解”特點，對我國企業(yè)的內(nèi)部管理有一定的啟示意義，如果運用得當，可以收到較好的成效。在實施“抽屜式”管理的過程中，要注意以下幾個重點。

    一是倡導企業(yè)的團隊合作精神。“抽屜式”管理雖然細化到科室和個人，但對于企業(yè)來說，是一個整體的戰(zhàn)略，需要企業(yè)領導、每一個科室、每一位管理人員的通力合作，才能真正發(fā)揮效果。

    二是樹立管理“一盤棋”的思想。“抽屜式”管理是從上到下的管理，企業(yè)高管要有大局觀，做好“一盤棋”的引導和指揮，科室負責人、基層管理人員要以大局為重，聽從指揮，配合企業(yè)下好“一盤棋”。

    三是明確分級管理的精要。“抽屜式”管理在職務分析時，強調(diào)一級管一級的思想，目標任務層層分解、逐級管理，除了發(fā)生重大事件，一般不允許越級匯報或越級管理等，而應在自己本職工作范圍內(nèi)兢兢業(yè)業(yè)，做好每一件事情，并向上一級負責。

    例如某科室領導發(fā)現(xiàn)另一科室的管理人員違反了條例，不能擅自作出處罰決定，而應平級溝通，將情況反映給另一科室領導，由另一科室領導作出處罰，避免“雙頭”管理，維護企業(yè)的內(nèi)部和諧。

    四是做到“以人為本”，充分融合企業(yè)文化。

    （來源：北京總部王建軍）